2022/07/25｜JANDI｜陳薪智
三維善用 JANDI 雲端完整儲存商業資料，升級 ENTERPRISE 版本輕鬆存取大容量圖檔
三維工程顧問（以下簡稱三維）創立於 2015 年，致力提供交通運輸的調查、研究、評估、規劃、設計、監造與專案管理。三維工程顧問創辦人暨執行長吳奇軒博士指出，交通工程顧問屬公共工程建設之一環，但若需掌握交通的流動特性，除了仰賴科學數據外，亦須整合人類行為研究。三維名稱除了有三度空間意涵，另外還涵蓋 Discovery、Diversity、Design 三個 D 所組成之核心價值。吳奇軒博士回應，「Discovery 是藉由洞察來探索問題本質；Diversity 意謂透過多元知識與工具來改善問題；Design 則是設計出更為細膩與能即時回饋的解決方案，這些是我們三維的核心價值也是最大競爭優勢。」
善用數位協作工具，有效進行專案溝通與協作，提升競爭力
三維成員人數從創立初期 2 位成長到目前近 30 位同仁，吳奇軒博士認為企業必須保持靈活彈性以因應業主需求，其中「團隊有效溝通」扮演重要角色，「溝通的目的是要達到共識，共識在於能理解對方，最後認同並採取行動。隨著三維團隊規模成長，溝通的制度與工具更顯重要。」三維從創立初期就導入 JANDI，多年來陸續從 FREE、PREMIUM、升級到 ENTERPRISE 方案，藉由版本提升享有更多儲存空間、視訊會議、免費準成員數量及成員儲存空間無上限等額外功能，也協助三維在營運管理、跨部門溝通大幅提升效率。
重視商業資料保存，選擇好上手的企業協作軟體，降低溝通成本
三維現在的溝通工具分成兩大類，內部溝通使用 JANDI；外部溝通（包含上下游廠商、合作夥伴）則仰賴其他軟體。會以此方式區分，吳奇軒博士解釋，「我個人使用 LINE 經驗曾經被要求重新註冊，導致所有對話紀錄完全消失，或是更換手機後資料，無法百分之百確保能轉移到新裝置。」為了避免商業重要對話紀錄、檔案、訊息消失，三維甫創立不久就選擇導入JANDI，使用至今長達六年，公司所有資料完整儲存於 JANDI 雲端。
回憶當時認識 JANDI 的契機，吳奇軒博士說「當時在網路搜尋企業協作軟體，馬上就看到許多文章推薦 JANDI，知道 JANDI 不同於 Slack，它是亞洲公司開發，介面、功能對台灣用戶來說更容易上手。」更重要的是，三維發現 JANDI 允許新加入議題的成員能回溯過去訊息，「只要請新同仁花點時間爬文，就能快速理解過去討論過的內容、掌握初步的共識，這一點對我們節省來回溝通時間幫助很大，也是 JANDI 相較其他軟體的優勢，」吳奇軒博士解釋。
將心力專注於創造營收，利用小預算滿足企業通訊與儲存需求
擁有兩次創業經驗的吳奇軒博士，分享他第一次創業經歷，親自採購、設定網路儲存裝置 NAS，中間浪費不必要的時間在管理內部 MIS，因此在成立三維的第一天，他就意識到通訊、儲存這類企業基礎建設交給專業的服務商。他表示，「身為新創企業，應該把心力放在自身專業創造營收，對整間公司才有價值，因此我們使用 JANDI 兩年後就從免費版，陸續升級到目前的 ENTERPRISE，利用小預算享受更多實際的功能，讓我們三維更專注本業、更有永續經營的實力。」
三維對 JANDI 的黏著度持續提升，除了成員數、業務量逐年成長，也看準 ENTERPRISE 版本的額外功能，滿足三維團隊在工作上的需求。其中之一是 ENTERPRISE 版本允許準成員數量無上限，三維有些專案會邀請外部合作夥伴加入 JANDI 的議題討論，就不用擔心準成員的數量限制。另一是 ENTERPRISE 提供企業平均每位成員有 1T 容量，且不規範每位成員的儲存空間上限，三維有些成員需經常儲存大量圖檔，就不會有容量不足問題。吳奇軒博士強調，「使用付費軟體就像保險，用一定成本獲得更多保障，對公司的溝通效率、競爭力都能提升，創造的價值更大。」
使用企業協作軟體 JANDI 後的轉變與成效
根據「專案生命週期」藉議題設定進行全程管理，所有專案項目一目瞭然
三維將每個專案的生命週期拆解為三階段，第一階段客戶開發，由吳奇軒博士擔任管理者，邀請成員加入討論，為專案預先準備；第二階段是業主確認委託後，同一個議題吳奇軒博士會修改議題編號名稱，代表專案進度處於執行中狀態；專案結束也等於邁入第三階段，管理者將其他參與同仁退出，減少他們 JANDI 介面過多議題干擾，同時決策者可一目瞭然掌握所專案項目及進度。
檔案完整命名運用「搜尋」快速找文件，雲端檔案直接用連結分享給外部夥伴
「JANDI 的搜尋功能非常強大，真的很好用！」吳奇軒博士解釋，內部在共享檔案有個原則，就是檔名要撰寫完整，以利日後搜尋可以用關鍵字馬上找到文件。同時三維以 JANDI 雲端作為全公司的資料中心，甚至要把雲端的文件傳輸給外部夥伴，可以直接分享檔案的連結即可，讓對方點選連結，就能從自己的裝置下載檔案。
善用公佈欄、JANDI Connect 多項功能，強化政策佈達、請假等行政管理
對內部管理方面，三維運用 JANDI 多項功能，吳奇軒博士舉例，透過公佈欄統一宣達公司最新政策，包含上下班打卡規定、公用設備使用規則等相關政策。並且每三個月、每半年，定期更新最新公告，藉此讓所有成員知悉，確保公司規範如實傳達。
另外針對請假制度，三維透過 JANDI Connect 串接 Google 雲端 excel 表單，當同仁需要請假直接在 Google 表單填寫，後續通知就會從 JANDI 自動跳出訊息，通知主管簽核。最後部門主管直接在 JANDI 版面點選「同意」鍵代表確認，讓內部請假流程全程記錄且加速核准時間。
同仁遠距辦公運用視訊會議，共享螢幕、電子白板功能加速會議執行效率
在疫情發生之前，三維就經常使用視訊工具進行會議，吳奇軒博士表示，「我們有些同仁在外縣市或有時選擇居家上班，我們很常透過 JANDI 視訊會議開會，而且這項工具還擁有電子白板功能，讓我們在開會當下共享螢幕，讓大家更聚焦、掌握討論的內容。」
未來攜手 JANDI 強化內部溝通，成為解决交通問題的重要推手
三維有一句品牌標語是「交通是都市的血脈，用創新翻轉世界」，意謂都市交通網絡就像人類的血管，必須暢通無阻自然身體就不會生病，而三維期許自己未來能持續扮演解决交通問題的重要推手。也希望持續攜手 JANDI，運用好的溝通工具強化企業的敏捷反應力，彈性組織人力幫助營收蒸蒸日上，在交通領域永續經營。
（圖片來源：JANDIblog）
（圖片來源：三維工程）
｜原文出處｜
陳薪智，2022/07/25。三維工程顧問攜手 JANDI 具體掌握「專案生命週期」，展現新創企業敏捷競爭力。JANDI blog， https://blog.jandi.com/tw/3dmovement_project_management/
